Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.

Как составить уведомление

В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:

• название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
• название документа и его порядковый номер;
• дату составления документа;
• должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
• дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
• подпись руководителя или иного уполномоченного лица.

В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.

Что должно быть в уведомлении

Трудовое законодательство не содержит каких-либо требований к структуре уведомления о графитовом отпуске, что нужно направить работнику. Вместе с этим на практике подобный документ обычно содержит такие реквизиты:

• шапка (штамп) с наименованием и реквизитами компании, дата и регистрационный номер;
• полное ФИО и должность сотрудника, кому адресуется документ;
• название документа (Уведомление о начале отпуска);
• информация об отпуске (начало, продолжительность, окончание);
• подпись должностного лица (обычно представитель кадрового подразделения);
• место для подписи работника, подтверждающей получение уведомления.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Как зарегистрировать уведомления по отпуску или отзыву — журнал

Как было уже указано, работодатель имеет право выбирать форматы уведомлений на своё усмотрение, а вот корректное и регулярное ведение регистра исходящих документов (куда входят в том числе и уведомления, завизированные работниками компании), — прямая обязанность работодателя. Ключевая задача такого регистра — фиксация и быстрое нахождение информации о согласовании или информировании по определённому кадровому моменту (извещение об отпуске, отзыв, перенос и пр.). Важно наличие этого документа, когда в отношении нанимателя выдвигаются претензии со стороны сотрудника или инспекторов. Поэтому его актуальность и своевременное заполнение очевидно.

Ведётся такой журнал в письменной форме, в электронном виде он может дублироваться, но основным документом признаётся бумажный вариант. Согласно правилам ведения кадрового делопроизводства, все страницы журнала после внесения данных на обложку нумеруются и прошиваются грубой нитью. На оборотной стороне регистра приклеивается лист формата А6, где прописывается количество подшитых листов, ставится дата визирования журнала, руководитель организации ставит свою подпись, скрепляется журнал печатью предприятия, причём это может быть простой штамп, предназначенный для документов.

Особенности составления графика отпусков

В декабре работодатель должен установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ необходимо ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря) составлять и утверждать график отпусков, в соответствии с которым и определяется очередность. Поскольку график отпусков является локальным нормативным правовым актом, он должен быть утвержден в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия таких документов, то есть с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График отпусков, с одной стороны, поможет руководителю распределить нагрузку на штат в летний период, с другой — избежать конфликтных ситуаций как с сотрудниками, так и с трудовой инспекцией.

Обратите внимание, что график отпусков не желателен, а обязателен, как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков относится к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма графика отпусков — унифицированная форма Т-7 — утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Однако с 01.01.2013 формы данных учетных документов применять не обязательно.*(1)

С графиком отпусков должен быть ознакомлен каждый работник. Подтверждение процедуры ознакомления — подпись работника либо на самом графике, либо в специальной ведомости.

Как уведомить о начале отпуска дистанционного работника?

Во многих организациях существуют сотрудники, работающие дистанционно. Возможность дистанционного ознакомления — с применением цифровой подписи обеих сторон — предусмотрена ч. 4 и 5 ст. 312.1 ТК РФ, а также ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 «Об электронной подписи».

К сведению. Электронный документ — это информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью. Электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе, собственноручно подписанному уполномоченным на это лицом и заверенному печатью. Если электронный документ содержит квалифицированную электронную подпись, он может заменить документ на бумажном носителе.

Обратите внимание: дистанционный работник имеет право по своему усмотрению устанавливать режим времени отдыха, но при условии, что иное не предусмотрено трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). То есть трудовой договор о дистанционной работе, где прописан порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, может содержать условие, ограничивающее выбор даты ухода дистанционного работника в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

Что включить в график отпусков на 2020 год

В графике фиксируют точные сроки, когда работник будет отдыхать. Если в 2020 году в компанию придут новые сотрудники, они получат право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий документ. Новичку достаточно написать заявление, а работодателю – издать приказ. Но удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Тогда будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Но какую запись в этом случае сделать?

На новых сотрудников можно заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику на 2020 год. Тогда в первоначальном графике сделайте отметку о наличии приложения.

Всех работников компании нужно ознакомить с графиком отпусков. Однако как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Самый безопасный вариант — ознакомить под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Нужно ли уведомление о начале отпуска

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).

О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать .

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Похожие записи:

• Надбавки ветеранам труда в 2023 году в Москве
• Срок уплаты транспортного налога в 2023 году
• Как и куда подать жалобу на судью мирового суда